Tutorial para organizar um evento corporativo de sucesso

Atualizado: 7 de Dez de 2020

Eventos corporativos são excelentes meios para integrar funcionários, clientes e fornecedores para celebrar datas especiais, como confraternização de fim de ano, aniversário da empresa, dia do cliente ou apresentação de alguma novidade. Os eventos corporativos são um dos meios mais eficazes para valorizar sua marca e, principalmente, a sua equipe.


É inegável que uma boa cultura organizacional preza pela integração da equipe e dos clientes e promover eventos corporativos é uma boa oportunidade para reunir toda a galera e celebrar os bons momentos e metas alcançadas durante determinado período. O mais comum ainda é celebrar o final de mais um ano, mas, como citei acima, existem outras oportunidades para tornar essa ideia viável.


Seu evento deve promover uma experiência agradável para quem for convidado e não apenas promover a sensação de que os convidados estão lá apenas por obrigação. Deve ser divertido, objetivo e ter como principal intuito conectar pessoas. 


Várias pessoas em uma mesa tomando coqueteis
Várias pessoas em uma mesa tomando coqueteis

Mas sabemos que organizar um evento não é uma tarefa nada fácil, pois são muitos os detalhes a que precisamos ficar atentos: como será, onde será, quem vai falar, quem serão os homenageados, coffee break ou coquetel, etc.


O que pode te ajudar a organizar a produção do seu evento é separar por etapas e anotar, antes de qualquer coisa, tudo que será necessário para que o evento ocorra sem problemas e para que você não se esqueça de nada durante a correria da organização.


Por sabermos da dificuldade que é organizar um evento de sucesso e que arranque elogio de todos os participantes, organizamos esse artigo e, após a leitura, sem sombra de dúvidas, pode ter certeza que seu evento será um grande sucesso.


Comece pelo começo


Não adianta pensar em uma mega produção se você não tiver o principal para fazer o evento acontecer: verba!


Comece definindo o quanto a empresa pode gastar com o evento. A partir da verba você conseguirá definir o espaço em que acontecerá o evento, a decoração, o buffet, quem e quantos serão os convidados, quantos serão os homenageados, entre outros detalhes. 


Colher equilibrando sobre calculadora uma batata e moedas e ao fundo papéis, notas e moedas
Colher equilibrando sobre calculadora uma batata e moedas e ao fundo papéis, notas e moedas

Faça uma planilha para organizar todas essas informações e não se perder durante a loucura que é organizar um evento.


Você pode conseguir uma “mãozinha” no orçamento através de patrocínios, pois além de ajudar a aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar uma parceria de sucesso que pode durar muito tempo.


Defina a melhor data e horário


Depois do orçamento, a principal preocupação passa a ser a data, horário e o local em que acontecerá o evento, pois não adianta marcar um grande evento e chegado a hora ninguém comparecer. 


Mesa com decoração azul e amarelo claro para festa
Mesa com decoração azul e amarelo claro para festa

Existem alguns detalhes que devem ser observados ao escolher o melhor dia para acontecer a festa.


Leve em consideração fatores como época em que os clientes estão muito ocupados, épocas em que os funcionários estão sob pressão ou estresse intensos, épocas em que os funcionários/clientes costumam viajar. Lembre-se também que compromissos após o horário de trabalho e que precedem dias de trabalho, podem comprometer o comparecimento ou a jornada do dia seguinte.


O local é outra questão essencial, devendo ser estudado aqui a questões como infraestrutura que o ambiente oferece e localização. O melhor a se fazer é escolher um local que seja próximo à empresa ou que tenha fácil acesso, para que ninguém encontre dificuldades para encontra-lo.


Qual o formato do evento?


Agora você já sabe o quanto pode gastar e já definiu local e data, então já pode partir para a definição de como será o evento, certo?


Entenda como é o perfil dos participantes do seu evento, funcionários ou clientes. São pessoas que gostam mais de churrasco, futebol e cerveja ou preferem um jantar mais requintado? Será um jantar ou almoço? Será apenas um coquetel ou buffet completo? Entenda todas essas questões. 


Sala de conferência lotada de pessoas
Sala de conferência lotada de pessoas

Para te dar uma noção melhor do que comprar, pesquisamos e chegamos a alguns números que podem te ajudar.


Comida: Se for apenas coquetel de 12 a 15 salgados, mas se for almoço, jantar ou churrasco sirva de 5 a 8 salgados por pessoa. No caso de jantar, 150g de massa, se for servida como acompanhamento e 200g para o caso de prato principal. Carne: 200g por pessoa, em caso de jantar e 300g, em caso de churrasco. Sirva cerca de 50g de couvert.


Bebida: Uma garrafa de vinho por grupo de três pessoas, uma litrão de cerveja por pessoa, a medida de uma lata de refrigerante por pessoa, uma garrafa de água mineral por pessoa, de 02 a 03 coquetéis por pessoa. Confira também a necessidade de servir sucos naturais, a depender do seu público.


Terá bartender? Quantos? Quantos garçons? A refeição será servida em self service ou em pratos prontos? Esses são itens importantes na consideração do formato que terá seu evento.


É hora de convidar as pessoas!


Se você definiu tudo até aqui, já sabe tem ideia para quantas pessoas será o seu evento. Deixe todos os detalhes claros no convite. Será apenas para os funcionários? É extensivo à família? Quais clientes serão convidados? Quantos acompanhantes poderão levar? Tudo isso deve ser explícito no convite. 


Caixas com laços e convites na cor rosa
Caixas com laços e convites na cor rosa

Considere a possibilidade da confirmação de presença, para organizar melhor o serviço de buffet.


Pense na forma com que irá chamar seus convidados. A grande experiência de um evento já começa com o momento em que você é convidado. Portanto, pense em novidades e maneiras diferentes para atrair atenção do público que irá participar do evento.


Você pode fazer convites online e enviar através de e-mail marketing para os convidados, já criando uma experiência de conexão com o evento desde o princípio. Os participantes podem confirmar sua participação na página do evento, ler mais informações, ver o que terá e receber informações em forma de e-mails de fluxos de nutrição. Não gera uma experiência incrível?


Se você está planejando um churrascão, por que não criar uma plataforma colaborativa para os convidados contribuírem com a play list?


Inove durante o evento


Organize brincadeiras que tenham intuito de unir os convidados e integrar todos, pois nada mais chato que um evento que é dividido em várias panelinhas e você ter que ficar dividindo sua atenção cada hora para uma turma.


Faça brincadeiras, jogos, quizzes sobre a empresa, a área de atuação dos clientes, peça que todos se apresentem, faça amigo oculto (ainda que não seja inovação, mas funciona). Crie temas, plaquinhas para fotos, adesivos, bottons, etc.


O mais importante é que o ambiente do evento seja descontraído e espontâneo. 


Mulher com taça de champagne em mãos
Mulher com taça de champagne em mãos

Hora de organizar o cerimonial e a premiação


Um dos grandes momentos de um evento corporativo é a hora de premiar os talentos que se destacaram durante determinado período.


É o momento em que todos os presentes param de conversar e toda atenção se volta exclusivamente para a cerimônia de entrega.


A importância de reconhecer o trabalho de um funcionário não é só para sua empresa ser vista como legal, mas, principalmente, para manter seus resultados positivos e sua equipe motivada. Além disso, você reforça os bons exemplos e os comportamentos que aumentam a produtividade da equipe. 


Mulher discursando em palco com dois homens ao seu lado
Mulher discursando em palco com dois homens ao seu lado

A homenagem aos seus colaboradores, se feita da forma correta, irá causar uma boa impressão na equipe, mas tenha atenção para não cair em contradição ou para criar conflitos e disputas entre a sua equipe.


Crie critérios para homenagear os colaboradores. Alguns dos motivos que podem ser considerados dignos de receber um prêmio são: colaboradores que inspiram e apoiam os colegas, que demonstram atitudes positivas, que são responsáveis, que se mantêm atentos para não cometer erros, se colocam a disposição para ajudar sempre que necessário, etc. Crie os critérios que mais se adequam à sua empresa.


É interessante você ouvir todos os colaboradores para isso, para que você não se passe por autoritário ou injusto. Dessa forma, os colegas irão escolher quem acreditam que merece receber. Isso pode ser feito através de pesquisa de opinião interna.


Avalie quais eram os objetivos da empresa no período. Se a meta era criar mais projetos inovadores, crie homenagens para quem se empenhou para alcançar esses resultados. Se a meta era aumentar o índice de satisfação do cliente, premie quem obteve a maior nota de atendimento.


Deixe todos os colaboradores cientes dos critérios e da ocorrência do prêmio, para evitar que haja mal entendido ou confusões. Utilize todos os canais de comunicação interna para fazer essa divulgação.


Você pode também organizar premiação para seus principais clientes, para agradecer pela parceria de sucesso e, dessa forma, criar um vínculo mais profundo na relação entre a sua empresa e seus clientes. Ou, da mesma forma, pode homenagear os fornecedores que prestaram os melhores serviços.


Premiar é sempre uma forma de motivar. Não importa se é para aumentar a produtividade no trabalho, aumentar a relação de confiança entre empresa e cliente ou fornecedor.


Depois de decidir quem serão os homenageados, chega o momento da entrega dos prêmios. Escolha com cuidado e carinho os troféus, placas ou medalhas para homenagear com um toque especial.


Lembre-se de que quem irá receber a homenagem vai se lembrar para sempre desse momento e todos os olhares estão voltados para esse momento do evento. Portanto, capriche!


Personalização é o detalhe que fará a diferença. Como, no início do planejamento do evento, você já fez um levantamento do perfil do seu público, você já conhece bem essas pessoas, o que facilita a escolha e a personalização dos prêmios.


Durante o momento, faça as menções necessárias para que fique evidente o porquê de aquela pessoa ter sido escolhida para ser premiada e não deixe, de forma alguma, que os demais membros da equipe se sintam desmotivados. Evidencie as conquistas coletivas e parabenize todos. 


Mulher com tablet em mãos e apontando com uma caneta
Mulher com tablet em mãos e apontando com uma caneta

Não faça discursos muito longos, para não parecer que está “puxando o saco” de alguém ou para o discurso não ficar cansativo. Para evitar gafes, faça um roteiro e um discurso prévio, anotando todas as observações importantes a serem feitas.


Colhendo os resultados do evento


Depois do evento, é chegado o momento de saber se as suas tarefas foram bem executadas e se o evento atingiu o resultado obtido.


É nesse momento que você irá captar dos convidados se eles saíram satisfeitos do evento, se sentiram à vontade, quais suas observações para a próxima edição, etc. Agradeça a presença de todos e abra um espaço para que eles se sintam à vontade para fazerem críticas, sugestões ou observações.


Nessa hora, você precisa deixar o orgulho de lado e estar disposto a ouvir boas e más notícias, anotar tudo e se preparar para produzir um evento melhor no próximo ano. 


Homem mostrando gráficos com uma caneta sobre uma mesa com papéis, notebook e uma xícara de café
Homem mostrando gráficos com uma caneta sobre uma mesa com papéis, notebook e uma xícara de café

Dica extra: defina a pessoa da empresa que tem maior afinidade para executar a tarefa de supervisionar e organizar o evento. A pessoa deve ter perfil planejador, para organizar tudo antecipadamente diminuindo as chances de ocorrer imprevistos.


Deve ser também alguém que é querido e ouvido por todos, pois conhecerá melhor o perfil dos seus colegas de trabalho e dos clientes. Dessa forma, ela irá organizar um evento que seja a cara do público e confortável para todos.


A pessoa/equipe precisa também saber trabalhar em grupo, pois sozinho não se constrói um evento. Se possível, aliar essas características a quem já sabe como lidar com fornecedores.


Benefícios de organizar eventos corporativos


Após ler esse artigo até aqui, você deve estar se perguntando o porquê de organizar um evento corporativo, já que dá tanto trabalho e exige tanto planejamento.


Além da resposta que está nos primeiros parágrafos desse texto, que dissemos que é importante para valorizar sua marca e integrar a equipe, vamos agora citar os diversos benefícios que essas festas podem ter, para que não tenha dúvidas mais da importância de promover um evento para sua empresa.


Motivação da equipe


Organizar um evento corporativo para seu público interno demonstra que sua empresa demonstrar que se preocupa e valoriza sua equipe. Profissionais satisfeitos contribuem melhor para o crescimento da empresa.


Eventos que podem motivar e causar essa impressão no colaborador vão desde workshops, palestras até grandes festas. O importante é sair da rotina e mostrar o quanto seu funcionário é importante. 


Homem falando para várias pessoas em uma sala
Homem falando para várias pessoas em uma sala

Outra ação que motiva é um evento que seja exclusivamente para premiar os destaques dentre os funcionários. É uma forma de estímulo e incentivo aos funcionários.


Fortalecimento do relacionamento da equipe


Eventos sociais aproximam as áreas de toda a empresa e promovem o relacionamento dentre todas as pessoas, pois promovem um momento de descontração, geram um ânimo a mais para continuar com as atividades e contribuem para um ambiente de trabalho mais saudável. 


Várias pessoas se cumprimentando sobre uma mesa
Várias pessoas se cumprimentando sobre uma mesa

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