Tutorial: Como lotar meu evento esportivo?

Quem organiza um evento esportivo, sendo grande ou pequeno, se faz a mesma pergunta durante a organização: como eu faço para meu evento lotar de inscrições?

Esse objetivo, que às vezes parece difícil de alcançar, pode ser conquistada com a aplicação de algumas ferramentas, que irão impactar o público-alvo do seu evento, despertando o desejo de participar do evento.

Nessa missão, as ferramentas de marketing e comunicação serão suas melhores amigas e te ajudarão a conquistar um alto número de inscrições para participar do seu evento esportivo.

Várias pessoas em uma fila

Então, vamos conhecer o passo-a-passo para agitar o seu evento esportivo?

#Dica 1 - Trabalhando os 4 P’s do marketing

Você já deve ter ouvido falar nos 4 P’s do Marketing, não é? O conceito é antigo e foi difundido pelo “pai” do Marketing, Philip Kotler e representam os quatro pilares de toda e qualquer estratégia de marketing. Os 4 P’s são produto, preço, praça e promoção.

A chave para conquistar o coração do público e atrair esse pessoal todo para seu evento é trabalhar bem os 4 P’s do marketing: A prova, que é o seu produto, a praça, que é o local do evento, o preço para inscrição e promoção, que é a divulgação do seu evento.

A primeira parte do seu evento é a definição do que ele será, certo? Esse é seu produto. Você vai vender inscrições para competição ou para assistir atletas profissionais na prática do esporte? Será uma competição amadora, profissional ou mista? Quais experiências serão vendidas ou promovidas durante a sua competição?

Pessoa com smartphone, vários papeis com gráficos e algumas canetas ao lado

Para tomar essa decisão, você deve levar em consideração o perfil do seu público-alvo e conhece-lo bem para levar em consideração a melhor forma de atende-lo em seu evento.

A seguir, você vai definir onde será o evento e você precisa ter muito cuidado nessa escolha. Pense na facilidade de locomoção do seu público para o local e o quanto ele é adaptado para receber a sua estrutura de evento. O local que receberá seu evento deve ter uma estrutura adequada para receber todo o seu público. O seu local pode se tornar, inclusive, um dos seus principais diferenciais durante a divulgação do evento.

Tendo tudo isso definido, o preço é a próxima etapa a ser estudada. Lembre-se de que preços abusivos podem destruir o seu evento, que ao invés de lotar, vai fracassar. Novamente, pense em facilitar para seu público ter acesso a sua competição. O preço é uma das principais estratégias de posicionamento de marcas e com eventos isso não é diferente.

Ao precificar as inscrições para seu evento, pense em como fazer o seu lucro e despertar a atenção do seu cliente com algo atraente. Você pode incluir algumas regalias nas inscrições do seu evento, como camiseta, fotos da competição, área VIP, coquetel ou almoço, etc. Inove no composto do seu evento e faça com que ele seja atrativo diante do público.

Tela de notebook aberta com copo de milk shake ao lado

Se você estiver organizando seu primeiro evento, pense que o preço deve atrair atenção dos atletas para participar pela primeira vez. Se ele gostar da sua competição, ele irá voltar nas próximas e você terá um evento consolidado.

Dentro da estratégia de precificação, entra também as formas de pagamento. Avalie a possibilidade de contratar uma plataforma para inscrições online. Dessa forma, os atletas poderão optar por pagar através de boleto ou cartão. Além disso, você consegue captar alguns dados essenciais para a etapa de divulgação e até para o pós-evento, como nome, telefone e e-mail dos inscritos.

Quando você já tiver definido tudo até aqui, é hora de partir para o contato com o público. Chegou o momento de montar sua estratégia de divulgação. Aqui você deve alinhar todas as ferramentas que serão utilizadas para divulgar o seu evento, como cartazes, publicidade nas redes sociais, e-mail marketing, etc. Como você já conhece seu público (é o que se supõe, após ter definido tudo até aqui), você já sabe qual o melhor canal para se comunicar com ele.

Pessoa riscando papel com marca texto com celular, tela de computador e porta canetas próximo

Seguindo a dica anterior da plataforma para venda de inscrições online, você pode utilizar os dados conquistados dos atletas para manter um relacionamento mais próximo a ele até o dia do evento, enviando dicas de preparação, concentração, depoimentos de especialistas, teasers do local do evento, etc. Isso serve para despertar no atleta a ansiedade por participar do seu evento e para divulgar, inconscientemente, que irá participar dessa competição.

Sabe o que mais precisa ser pensado aqui e que também fará parte da estratégia de divulgação? O kit ofertado ao atleta. O atleta será instigado a publicar suas fotos no local, seu prêmio, posição na disputa, tudo nas redes sociais, o que se torna um chamariz para o seu próximo evento. Tudo isso precisa ser pensado com cuidado.

Você pode criar também atrações paralelas como shows de artistas locais, coquetéis, stands de parceiros com entretenimento, entre outras exibições que irão valorizar ainda mais o passe do seu evento.

#Dica 2 – Descomplique a inscrição

Facilitar o momento da inscrição para o atleta, oferecendo comodidade e benefícios para o participante, descomplica o seu trabalho e conquista mais inscritos. Por isso, vou bater mais uma vez na tecla: aposte em uma plataforma de gerenciamento de inscrições online.

Além de facilitar a sua organização do evento, facilita o seu trabalho de divulgação e confere à organização do seu evento um tom a mais de profissionalismo.

Inscrições feitas manualmente geram filas e erros nas inscrições, como nomes escritos errados, número de inscrições duplicados, etc. Essas plataformas ajudam desde o planejamento do número de participantes até o credenciamento.

Filas longas geram estresse e impaciência e não é nada legal começar uma competição irritado, certo? E elas podem acarretar prejuízos incontáveis para seu evento, devido a imagem negativa que percorrerá o mercado devido à falta de organização no espaço.

Pessoas em fila

Para facilitar o credenciamento também, sinalize bem o espaço do seu evento indicando o local para os atletas se apresentarem. Dessa forma, você evita a formação de filas, participantes perdidos no espaço e confusão.

Você deve estar atento ao fato de que o momento do credenciamento é o primeiro contato pessoal entre sua equipe e seu público, é o momento em que as boas impressões causadas até aqui precisam ser mantidas, ou todo planejamento anterior pode ir por água abaixo. Ou seja, esse momento precisa ser o mais agradável e eficiente possível.

Novamente, a escolha do espaço tem impacto nesse momento, pois a estrutura do local precisa proporcionar eficiência para sua equipe recepcionar o seu público e controlar o fluxo de pessoas.

Se possível, ainda pelo lado de fora do evento, enquanto as pessoas aguardam na fila, reserve um espaço para idosos, crianças, cadeirantes e gestantes aguardarem sentados e na sombra, proporcionando ainda mais conforto aos presentes no local.

Além disso, no momento da inscrição você já deve informar ao atleta os horários para credenciamento, que deve começar o quanto antes para não atrasar o início da competição.

Ah, e como eu disse logo acima, as plataformas de gerenciamento de inscrições facilitam no momento do credenciamento também, não foi? Pois é, você conta com aplicativos de check-in, que possibilita que o participante confirme sua presença no local e gera também QR Codes, que serão lidos pela sua equipe, agilizando a fila do credenciamento.

#Dica 3 – Tenha grandes parceiros

Uma das formas de despertar interesse do público para o seu evento é associando a sua imagem a marcas reconhecidas pelo seu público principal. Patrocínios e parcerias com instituições conhecidas da sua modalidade ajudam a validar a imagem do seu evento e a divulgá-lo.

Aperto de mãos

Além disso, boas parcerias ajudam a montar uma estrutura melhor no local e de comunicação com o seu público.

Se você possui um evento de MTB, por exemplo, por que não se aliar a marca de artigos e acessórios para o esporte mais famosa do país? Ou a alguma instituição esportiva renomada na sua região?

Você pode também trabalhar com grandes fornecedores, que trarão nome para a organização do seu evento e que irão despertar em seu público a ideia de que você se preocupa em oferecer o melhor e mais requintado para os participantes do seu evento, novamente, atraindo atenção do grande público.

As parcerias podem ser trabalhadas em muitas esferas e de muitas formas para valorizar a organização do seu evento. Você pode utilizar atletas famosos da modalidade para chamar atenção do público e atrair mais inscritos interessados em ver de perto uma grande referência dos seu esporte favorito.

Mais uma das grandes vantagens de trabalhar com grandes parcerias, é que elas facilmente viram notícias na imprensa, aumentando a mídia espontânea acerca do seu evento.

... Pronto para bombar?

Seguindo à risca essas três dicas simples, você conseguirá organizar de sucesso, que conquistará um alto número de inscritos satisfeitos com o que irão presenciar no seu evento, que vai “bombar” na Internet e no boca-a-boca com tantas críticas positivas.

Agora é hora de correr atrás e colocar a mão na massa para organizar aquela super competição que seus atletas merecem.

Partiu?

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