Os principais erros cometidos em eventos esportivos que você pode evitar

Organizar eventos esportivos requer muitos cuidados específicos e atenção a diversos detalhes, pois um descuido pode resultar em grandes erros. São necessários muitos cuidados com a integridade dos atletas, dos participantes e da equipe de organização, principalmente quando se fala em segurança e apoio durante a competição.

Para minimizar as chances de acontecer imprevistos durante seu evento, é preciso conhecer os principais erros que podem acontecer durante a organização de um evento esportivo. Já conhecemos aquela história de que “É melhor prevenir do que remediar”, certo?

Para te ajudar nessa missão, descrevemos aqui os principais erros que acontecem durante a organização de um evento esportivo e como você pode evita-los em sua disputa e tornar seu evento um grande sucesso.

Pessoa sentada com folha na frente do rosto mostrando infelicidade

Vamos começar?

Nunca deixe para a última hora

Um dos maiores erros que um organizador de eventos pode cometer e que pode estragar todo o evento é definir os detalhes de última hora. Esse erro pode ser cometido ao escolher o local onde será a prova ou a data e o horário em que acontecerá o evento.

O local e a hora em que acontecerá a prova são os detalhes mais importantes do acontecimento do evento e praticamente todas as outras etapas dependem da definição desses dois itens.

Os atletas, patrocinadores e fornecedores irão se programar de acordo com a data do evento e o local em que acontecerá, para saber se é válido ou não participar do evento, se é possível ou não o fornecedor chegar até o local para prestar os serviços contratados a tempo, se o patrocinador já não está comprometido com o outro evento naquela data, etc.

Definir esses dois itens antes de qualquer outra coisa evita que você perca grandes parcerias e número de inscritos, pois participar de um evento esportivo requer programação e dedicação de seu tempo e de seus recursos. Por isso, é importante estar atento a esses dois fatores.

Mesa com relógio, notebook e porta-canetas sobre

Quanto mais cedo você marcar a data e o local do evento, mais fácil será organizar o seu evento, pois você terá tempo para se dedicar à produção do evento, a contratar os melhores serviços, a conquistar as melhores parcerias com patrocinadores, entre outros itens que são de extrema importância para organizar um grande evento.

Além disso, organizando a data e o local antes, você tem tempo para divulgar o seu evento, com informações completas e trazendo segurança e confiança para os atletas que se inscreverem. Afinal, como você vai divulgar um evento sem data e local para acontecer?

Não é qualquer lugar que pode receber o seu evento

Considerando que eventos esportivos contam com a presença de muitos participantes, incluindo pessoas que vêm de outras cidades e até estados para participar, é um erro não considerar muito bem a escolha do local do seu evento, pois isso conta pontos na estrutura da organização.

Considere fazer o seu evento em locais que sejam de fácil acesso e em municípios que contem com maior estrutura de restaurantes e hotéis para receber os atletas e seus familiares vindos de outras cidades.

Ao abrir as inscrições para participar da sua competição, divulgue para os atletas uma lista com os hotéis e pousadas da cidade escolhida, as opções de restaurantes e, inclusive, de supermercados e farmácias (nunca se sabe o que pode acontecer) e opções de lazer, pois após a competição o atleta pode escolher relaxar com a família ou reunir a turma para um momento de descanso e descontração. Considere, também, colocar um mapa com a localização exata de onde acontecerá o evento.

Passar essas informações para os atletas transmite segurança, atrai mais inscritos e minimiza as chances de muitas pessoas faltarem ao evento por não poderem levar suas famílias ou não saberem onde podem ficar após a competição, mostra que você se preocupou com a comodidade de receber os seus atletas.

Escolher o local exato de onde será a prova também envolve muitas outras questões. Locais de difícil acesso podem dificultar os fornecedores de entregar os serviços contratados ou pode ser complicado achar fornecedores locais, por se tratar de regiões com menor estrutura.

Ciclista fazendo manobras

Além disso, os patrocinadores estão interessados em expor as suas marcas para o seu público, apoiam o seu evento buscando contato direto com o consumidor e locais inadequados podem afugentar esses parceiros, pela dificuldade de atrair visibilidade para suas marcas.

Após a escolha do local, por melhor que ele seja, é necessário que haja algumas adaptações no espaço, como adapta-lo para a prática daquela modalidade, aumentar a quantidade de banheiros e adapta-los para receber grande volume de atletas, pensar em um ponto de apoio, etc. É preciso pensar em toda a necessidade que os participantes do seu evento têm ao estarem presentes ali, para que não se sintam desconfortáveis ou sem estrutura para atendê-lo.

A escolha do local também demanda alguns outros cuidados, como, por exemplo, com o clima. Ninguém pode garantir que o clima seja 100% perfeito no dia da competição e isso por atrapalhar o seu evento. Por isso, pense em locais que possam ser adaptados para receber a sua competição e, no caso de disputas que precisam ser em locais abertos, procure saber antecipadamente sobre a previsão do tempo nada e sobre soluções que podem ser tomadas em caso de chuvas ou sol muito forte, que podem prejudicar o desempenho dos atletas.

Arquibancadas de estádio

Se preocupar com essas questões irá levantar sua credibilidade enquanto organizador de eventos e minimizará as chances de seu evento ser um fracasso, pela falta de estrutura.

A mão-de-obra pode matar o seu evento

Contratar os fornecedores e escolher a equipe que irá trabalhar com você durante a organização do evento requer muita atenção e cuidado, pois são esses profissionais que irão atuar com você durante o evento e toda organização depende da competência dessa equipe escolhida.

Escolher profissionais que não possuem responsabilidade ou competência para exercer as funções designadas pode comprometer todo o andamento do evento e causar danos irreversíveis.

Procure saber antes de fechar o contrato sobre a reputação de quem você está chamando para te ajudar a organizar o evento. Veja se a empresa ou profissional tem as habilidades que você espera/precisa que sejam aplicadas no seu evento, veja se possui ações judiciais movidas contra a pessoa/empresa, se os clientes anteriores estão satisfeitos, se cumprem com as funções no prazo, etc.

Mão fechando acordo sobre mesa com notebook e papéis

Não se esqueça também da sua função: organizar o evento. Por isso, não se esqueça de nenhuma função importante para a organização do seu evento. Liste todos os profissionais necessários para que a competição seja um sucesso e ocorra normalmente.

Lembre-se de que você precisa de uma equipe de segurança, de apoio para os atletas, para montagem da estrutura, para entrega da premiação, para fornecimento de água e alimentos, para divulgação do seu evento, para iluminação, para montagem de stands de patrocinadores, fotógrafos, etc. Não se esqueça de nenhum desses profissionais e cuide para que cada um deles seja selecionado com o máximo cuidado possível.

Segurança é fundamental!

A segurança é um dos itens mais importantes a serem considerados em eventos, mas quando falamos de eventos esportivos essa atenção precisa ser redobrada. Isso porque envolve riscos não só a aglomeração dos participantes, como é comum em outros eventos, mas também a integridade física dos atletas, que se expõem ao risco ao fazerem qualquer atividade física.

Mulher fazendo rapel

Por isso, é de extrema importância pensar na equipe de segurança e nos itens necessários para que a segurança de todos os presentes esteja preservada.

Contrate uma equipe de seguranças experiente em eventos esportivos, de preferência que sejam especialistas em sua modalidade, pois assim você fica mais confortável ao contratar uma equipe que já tem conhecimento dos procedimentos necessários em eventos como o seu.

Ao conseguir a documentação no município para a realização do seu evento, acorde com a prefeitura local para que ambulâncias estejam presentes durante o evento, caso ocorram acidentes mais graves e tenha a disposição uma equipe de primeiros socorros.

Ambulância parada com médicos e socorristas prestando socorros

A escolha do lugar também envolve essa preocupação com segurança. Fique atento para não escolher locais de risco, como espaços em que acontecem muitos assaltos, áreas de risco de desmoronamento, espaços em que acontecem muitos acidentes e outros fatores que podem colocar em risco as pessoas presentes no seu evento.

Se esquecer da experiência dos participantes não pode

Os eventos que pretendem se manter ativos no mercado precisam pensar na experiência dos participantes durante a competição.

Os eventos que promovem experiências diferenciadas aos participantes agregam muito mais valor às suas competições e permanecem por muito mais tempo na memória dos atletas.

Inclusive, pensar em cada um desses detalhes anteriormente citados, já faz parte dessa experiência que seu evento está promovendo aos participantes, como prezar pela sua segurança, comodidade e facilidade de acesso ao local.

Mas entrar no mundo do marketing experiencial ainda vai mais além. Você precisa pensar em detalhes que realmente façam a diferença para seu público, que tornem o seu evento inesquecível e, principalmente, compartilhável. Afinal de contas, qual é um dos maiores anseios do público atual? Compartilhar suas experiências!

Para isso, você pode pensar em ações que gerem engajamento com o público presente no evento, que o faça interagir com a sua marca. As pesquisas mais recentes já apontam que o público não se satisfaz mais com os eventos tradicionais. Eles buscam experiências diferenciadas.

Homem sobre tela de celular prestes a dar largada em uma corrida

Você pode promover isso em seu evento esportivo através da tecnologia de realidade virtual, instruindo os atletas sobre as normas e equipamentos de segurança, sobre as novidades do seu esporte preferido ou sobre novos equipamentos que melhoram o seu desempenho.

Crie espaços para fotos interativas, para que os atletas levem recordações personalizadas do seu evento e possam compartilhar os momentos que viveram ali.

Caso seu orçamento para realizar ações de marketing de experiência, converse com seus parceiros e faça ações em conjunto com eles. Dessa forma, as ações podem valorizar tanto seu evento quanto a marca do seu parceiro e ambas as partes saem ganhando.

O fato principal é que eventos que estão se preocupando com a experiência dos seus participantes estão conquistando mais adeptos e saindo na frente dos demais!

A premiação é a lembrança permanente do seu evento. Vai arriscar?

Em eventos esportivos, os atletas esperam ganhar algo que seja memorável, que relembre sua conquista, que mostra a sua importância ao participar daquele evento. Por isso, você não pode deixar que os participantes saiam de mãos vazias do seu evento.

Os prêmios é que ficarão expostos em algum local especial para o atleta e os melhores, claro, estarão sempre à frente dos demais. É o prêmio que o atleta vai mostrar depois para os amigos e a família e é a última etapa que acontecerá no seu evento, ou seja, a sua chance de fechar com chave de ouro a sua competição e estar para sempre na memória do competidor.

Troféu sobre mesa com capacete ao lado

Ao conhecer o perfil de seus atletas, você já saberá qual o tipo de prêmio que terá mais efeito sobre ele, qual o prêmio mais especial: medalhas, troféus, placas, etc. E, sabendo disso, você poderá personalizar ao máximo o seu artigo de premiação escolhido, para que seu atleta sinta-se especial, valorizado e que o prêmio foi feito pensando nele.

Considere fazer prêmios de participação e para os vencedores, para que nenhum atleta saia do seu evento sem nenhuma lembrança do que aconteceu ali. Dessa forma, você demonstra maior organização do evento e valoriza o esforço de cada um que esteve presente na competição.

Descuidar da premiação pode significar para o atleta que você não valoriza o esforço dele para estar presente ali, a dedicação que ele tem com o esporte. Pense nisso!

... vai insistir no erro?

Agora você já sabe que precisa sempre antecipar seu planejamento, principalmente para decidir a data e o local do seu evento. Isso minimiza as chances de imprevistos e de que os outros erros aconteçam. Afinal, você terá tempo para planejar todas as outras etapas, não é?

Depois disso, é só cuidar para escolher os melhores fornecedores, o melhor local para receber os seus atletas e os acompanhantes e prezar pela segurança de todos os que estarão presentes no local. A segurança talvez seja o item mais importante, pois trata da integridade física dos participantes.

E claro, não se esquecer da premiação dos atletas, pois os atletas merecem reconhecimento por sua dedicação e esforço para participar do evento.

Atleta prestes a iniciar corrida de atletismo

Enfim, planejamento e agir com antecedência são fundamentais para minimizar os riscos de acontecer imprevistos e de você não cometer erros.

Existe algum erro que você acredita que seja fatal e que não citamos aqui? Comenta com a gente e vamos trocar uma ideia!

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