Como saber se o meu evento foi um sucesso?

Um dos maiores desafios dos organizadores de eventos é avaliar os resultados alcançados, é avaliar se o evento foi um sucesso ou um fracasso. Analisar os erros e acertos durante a etapa pós-evento é fundamental para acertar nas próximas edições do evento e construir uma marca de sucesso.

Há uma frase muito famosa, que pode ser aplicada também no universo dos eventos, que é “O que não é medido também não pode ser gerenciado.”. E isso é fato. Se você não medir seus resultados, não conseguirá gerenciar seu planejamento para os próximos eventos e, consequentemente, melhorar sua organização para oferecer uma experiência inesquecível para os participantes.

Tela mostrando gráfico
Tela mostrando gráfico

Para te ajudar nessa missão, separamos algumas dicas valiosas para te ajudar a avaliar o sucesso do seu evento e o que evitar e repetir nas próximas edições.

Além desse artigo, temos alguns outros que vão te ajudar (e muito!) na organização dos seus próximos eventos e você pode acessá-los através dos links que serão disponibilizados no decorrer dessa publicação.

Vamos começar?

Meça a quantidade de pessoas/inscritos

Ainda na fase do planejamento, faça uma estimativa da quantidade de inscritos ou de espectadores você espera que compareça ao evento. Isso vai ser de extrema importância para montar uma estrutura adequada para receber todo o seu público e te auxilia a montar o plano de divulgação. Mas, como nosso objetivo aqui é avaliar o sucesso do seu evento, essa estimativa vai ser útil para que você possa avaliar se o público presente correspondeu às suas expectativas.

Por isso, você deve ter um controle do número de pessoas que compareceram ao evento através do número de ingressos vendidos ou de inscritos no seu evento, que pode ser feito através, por exemplo, da abertura das inscrições online ou fornecendo um número para cada pessoa que comparece ao evento ou no ingresso da pessoa.

Homem e mulher sentados lado a lado olhando para tablet
Homem e mulher sentados lado a lado olhando para tablet

Essa avaliação vai depender do tipo de evento que você está organizando. Se for um evento esportivo que cobra por inscrição, é claro que o seu ponto de partida será avaliar o número de inscrições realizadas. Se for um evento esportivo que cobra ingressos para os espectadores assistirem à competição, você mede pelo número de ingressos vendidos. Se for um congresso, seu ponto de avaliação será o número de inscritos x número de pessoas presentes. Se for uma feira, o número de stands montados e o número de pessoas que compareceram, que pode ser medido através do credenciamento ao ingressar no evento.

Faça uma pesquisa de satisfação

A maneira mais eficaz de avaliar a satisfação do seu público é perguntando diretamente a ele o que achou da participação no seu evento. E isso pode ser feito através de uma pesquisa de satisfação, aplicada alguns dias após o evento.

Mulher mexendo em notebook sobre a mesa com caneta e caderno ao lado
Mulher mexendo em notebook sobre a mesa com caneta e caderno ao lado

A pesquisa pode ser qualitativa ou quantitativa. A qualitativa traz perguntas abertas, que buscam saber a opinião individual das pessoas e fornece respostas mais completas. Já o qualitativo visa avaliar o evento através de notas e é mais fácil para calcular os resultados, além de cansar menos o entrevistado.

Para incentivar que as pessoas forneçam essa resposta, você pode oferecer algum tipo de recompensa, como um e-book sobre o esporte que ela pratica ou mesmo um desconto na próxima participação no seu evento.

Feedback da equipe

As pessoas que trabalharam com você e te ajudaram a realizar o seu evento também precisam ser ouvidas, para entender se, no ponto de vista de quem está por dentro da organização, seu evento foi um sucesso.

Você precisa registrar as impressões de todas as pessoas envolvidas no evento, para avaliar de forma eficaz os resultados alcançados.

Você pode aplicar também uma pesquisa de satisfação ou uma pesquisa de clima interno, para medir se a equipe esteve entrosada durante toda a organização, se houve problemas de relacionamento, quais os setores que foram mais falhos e os que mais entregaram resultados.

Dessa forma, você identifica possíveis problemas e consegue definir uma equipe ideal para trabalhar com você nos próximos eventos, corrigindo erros e apresentando soluções para os eventuais problemas que surgiram durante o período.

Além disso, ninguém melhor do que quem esteve por dentro de tudo que aconteceu durante a organização do evento para te falar se o seu evento deu certo ou errado, pois a sua equipe sabe o que era esperado para o evento.

Qual a satisfação dos parceiros?

Fornecedores e patrocinadores são os seus maiores parceiros durante a organização do evento e é preciso analisar também a satisfação deles ao analisar os seus resultados.

Avaliar quantos de seus patrocinadores pretendem continuar seus parceiros para as próximas edições ou etapas do evento e analisar o retorno que eles obtiveram ao participar do seu evento são métricas que apontam o quanto seu evento foi um sucesso no ponto de vista deles.

Dois homens dando as mãos em sinal de 'negócio fechado'
Dois homens dando as mãos em sinal de 'negócio fechado'

Isso pode ser analisado também através de pesquisa de satisfação, enviada para todos os seus patrocinadores. Avalie os indicadores e os resultados alcançados com essas parcerias. Dessa forma, você saberá se seu evento foi bem sucedido não só no número de participantes, como também na valorização de seus parceiros.

Já os fornecedores podem responder se foi satisfatório trabalhar com a sua organização, se alcançaram um bom retorno e se o trabalho foi uma via de mão dupla, em que ambos os lados saíram satisfeitos. Envie uma pesquisa para que eles possam responder o quanto a parceria de vocês foi bem sucedida.

Não adianta o evento ter atraído muitos participantes, se os seus parceiros principais não pretendem voltar para a próxima edição, inviabilizando a organização da próxima edição ou atrapalhando seus planos na busca por novos patrocinadores.

Repercussão do evento nas mídias sociais

As redes sociais também são ótimas ferramentas para avaliar o sucesso do seu evento. O número de visualizações, curtidas, seguidores e compartilhamentos nas páginas oficiais do seu evento significam alto engajamento do seu público com a marca.

Esse engajamento mostra que o público aderiu à ideia e que faz questão de compartilhar com os amigos que participou desse evento. Por isso, a presença online é fundamental para a divulgação de qualquer evento.

Pessoa mexendo em celular
Pessoa mexendo em celular

No pós-evento você pode monitorar a sua presença online através de hashtags e fotos dos participantes com check-in no local, seja durante a prova, exibindo seu troféu ou prêmio, seja para compartilhar uma ação profissional participando de feiras e congressos, etc. Monitore o quanto as pessoas compartilharam a presença no seu evento. Isso é uma boa métrica para avaliar a repercussão do seu evento diante do público presente.

Lembre-se de que quanto mais experiências diferenciadas você promover no seu evento, mais os participantes serão encorajados a publicar seus cliques nas redes sociais.

Recorra ao seu planejamento

Um bom organizador de eventos sempre elabora uma lista com todas as etapas que devem ser organizadas antes, durante e após a realização do evento. Depois de finalizado o evento, você pode correr para essa lista para avaliar se conseguir organizar tudo com sucesso, sem deixar pendências ou falhas.

Mulher mexendo em notebook com caderno e lápis ao lado esquerdo e café e planta ao lado direito
Mulher mexendo em notebook com caderno e lápis ao lado esquerdo e café e planta ao lado direito

Essa avaliação te permite, inclusive, se planejar para os próximos eventos, pois você será capaz de identificar quais foram as tarefas mais difíceis de serem realizadas, em que você vai precisar dedicar mais tempo, quais foram as etapas em que você mais acertou para manter o padrão, etc.

Analise seu retorno financeiro

Um dos fatores que mais influenciam nessa avaliação sobre o sucesso do seu evento é comparar o dinheiro investido para a organização do evento e o dinheiro arrecadado com a realização. Dessa maneira, você analisa se saiu no lucro ou no prejuízo.

Por isso, é de extrema importância ter uma planilha detalhada com todos os gastos, sem exceção, incluindo mesmo os gastos menores. Em contrapartida, faça um controle rígido na venda dos ingressos, nas inscrições e na verba oriunda de parceiros e patrocinadores.

E aí, foi um sucesso?

Agora você já conhece os principais métodos para avaliar se o seu evento foi um grande sucesso ou um fracasso e está pronto para corrigir seus erros, corrigi-los para o seu próximo evento e manter os acertos.

Mulher falando com post-its ao seu fundo
Mulher falando com post-its ao seu fundo

Seguindo esse ciclo, você garante que todos os seus eventos sejam um sucesso e promovam uma experiência inesquecível para os participantes.

Como você mede o sucesso dos seus eventos? Conta pra gente.

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