Canvas para Eventos Esportivos: uma nova ferramenta para organizar sua competição

Organizar um evento nem sempre é uma tarefa fácil. É um trabalho que requer muita disciplina e atenção e, muitas vezes, se torna até exaustivo. O início dessa organização é, talvez, um dos momentos mais críticos.

Quando você inicia o planejamento de um evento é o momento em que você coloca os neurônios para ferver, com as novas ideias que surgem na sua cabeça junto com as ideias da sua equipe, e aquilo tudo se torna um amontoado de ideias em que você já não consegue se organizar mais.

Isso é normal. No início, você precisa definir como o evento vai ser, quando, como será divulgado, qual será seu conceito, como será o formato do evento, como serão as inscrições e cada pessoa entrega uma ideia diferente na reunião da equipe.

Se perder em meio a tantas ideias e informações é fácil e, se você não se cuidar, pode deixar o seu evento esportivo ser levado pela “maré” de muitas ideias sem ordenação e você pode ser surpreendido com um evento que se tornou um desastre.

Para evitar que problemas como esse aconteçam, o melhor a ser feito é utilizar ferramentas próprias para alinhar o planejamento estratégico do seu evento. Essas ferramentas vão auxiliar na organização do evento, na visão geral do que seu evento será, a filtrar as ideias que são válidas para o evento e alinhar toda estratégia do evento.

Por isso, hoje apresentamos a ferramenta Canvas para você. Essa ferramenta é bastante utilizada pelas startups. Ela, originalmente, é utilizada para documentar o modelo de negócios que a empresa irá trabalhar. Aqui, para o mundo dos eventos, ela foi adaptada para conseguir trazer uma visão geral de como seu evento irá ser trabalhado.

Mesa com vários papéis, canetas, caneca de alumínio enotebook com gráficos em sua tela

Em geral, essa é uma ferramenta gráfico-visual, com elementos que demonstram a promessa do evento e te ajudam a resolver as dores dos seus públicos, gerando ganhos através da definição dentro dos quadros com compromisso, metas e retornos.

O Canvas funciona como um diagrama dividido em diversas áreas e cada uma dessas áreas do documento corresponde a uma etapa ou conceito do seu evento, seu planejamento e à visão dos seus públicos (produção, público, patrocinadores). Organizado dessa forma, a ferramenta permite que você e sua equipe consigam observar todos os detalhes do evento, tendo uma visão clara de como o trabalho será organizado.

Além disso, você consegue buscar informações e levantamento de ideias com todos os membros da sua equipe sobre temas estratégicos, possibilitando a formação de um ambiente de trabalho muito mais colaborativo.

Assim, a troca de informações e o desenvolvimento do planejamento estratégico do seu evento esportivo ocorre de forma muito mais organizada e sem perder nenhuma grande ideia que pode revolucionar ou, pelo menos, melhorar os processos de organização da sua competição.

As reuniões para desenvolvimento do seu Canvas terão dois objetivos principais: definir as dores dos seus públicos e elaborar soluções para esses problemas. E os fatores principais a serem definidos dentro do diagrama levarão a essas respostas.

Nas 14 áreas a serem preenchidas para completar o seu Canvas para eventos esportivos, você irá responder a algumas perguntas para guiar o seu planejamento.

Abaixo, em nosso exemplo, você pode observar quais são as 14 áreas, como preenche-las e algumas dicas. Se não conseguir visualizar aqui, você pode acessar CLICANDO AQUI.

... Tudo anotado?

Uma boa dica para preencher o seu Canvas é utilizar cartolinas grandes, desenhar cada uma das áreas do quadro e colar post-its com as respostas para cada área. Se você tiver um quadro grande a sua disposição, vai ser melhor ainda, pois ficará ainda mais fácil para sua equipe visualizar tudo e, assim, a definição do evento vai ganhando forma.

Depois de todas as área definidas, você documenta esse planejamento, envia a todos por e-mail e deixa a proposta exposta em um local em que toda a equipe poderá visualizar.

Tem alguma outra ferramenta que você utiliza para essa finalidade? Como é o planejamento dos seus eventos? Conta pra gente aqui nos comentários!