7 passos para seu evento esportivo ser um sucesso

Atualizado: 8 de Dez de 2020

Sem dúvida nenhuma, o primeiro passo para seu evento ser um sucesso é ter organização e planejamento, já que organizar um evento exige lidar com um grande número de tarefas e etapas e ainda tem que ter jogo de cintura para resolver os imprevistos (que sempre surgem!). Aqui você acompanhará sete passos para organizar seu evento esportivo rumo ao sucesso e conquistar de vez os participantes e durante a leitura receberá alguns links para materiais complementares.


1. Planejamento


Você precisa compreender que o planejamento começa com muita antecedência. Se você organiza eventos mensais, precisa ter um cronograma definido já no final do ano anterior com as datas definidas, etapas e estrutura necessárias para cada evento. A organização antecipa imprevistos e minimiza os riscos de algo dar errado.


Faça cronogramas, utilize aplicativos de tarefas ou anote, faça do jeito que se adaptar melhor a você, mas o mais importante é ter cada etapa do seu evento documentada e todas as informações necessárias devem constar de forma que você não se perca e consiga entender o próximo passo a ser dado. Tenha mapeado os prováveis imprevistos que você poderá ter e crie planos de ação para cada um deles e trace planos extras caso surjam outros imprevistos que você não está esperando.


Para se organizar, você primeiro começa definindo o público-alvo do seu evento, quem seu evento atenderá: motociclistas, nadadores, amadores, profissionais, vivem disso, têm outra profissão? Pense na melhor data para seu público: eles aderem melhor aos eventos aos sábados, domingos, feriados, à tarde, pela manhã?  Todas essas informações serão necessárias para você entender seu público e traçar sua estratégia.


Mas nada de criar um planejamento muito rígido. Com o passar das etapas, você verá que algumas coisas poderão mudar e seu planejamento deve ser flexível para se adaptar a essas mudanças de percurso, mas sem perder o propósito principal do seu evento.


Mulher escrevendo em agenda

2. Orçamento


Depois de definir toda estratégia do evento e saber o que precisa em cada etapa, é hora de definir o orçamento, colocar na ponta do lápis quanto irá gastar.


Organize-se em planilhas ou busque aplicativos que possam te auxiliar nessa missão e veja quanto será necessário gastar para que seu evento aconteça e quanto cada etapa custará. É nesse momento que você verá o que é realmente necessário para o evento ser um sucesso e o que não é tão importante e pode ser cortado.


Nessa etapa também é que entrará o valor necessário para arrecadar em patrocínios e de quantos patrocinadores precisará.


E o mais importante: respeite esse orçamento pré-definido.


Colher equilibrando uma batata e várias moedas sobre uma calculadora e vários papéis e moedas ao fundo

3. Equipe de trabalho

Depois de se planejar e definir o orçamento, você já terá calculado quantas pessoas precisará na equipe de organização do evento e quanto elas custarão.


Se você organiza eventos periódicos, saberá se é melhor contar com uma equipe fixa ou não e se seus eventos têm menor frequência, são anuais, semestrais se você contrata uma equipe terceirizada ou busca seus próprios colaboradores.


Além disso, nessa etapa você deve definir qual será a função de cada um, suas tarefas durante a organização e no dia do evento, quanto gastará com uniformização da equipe e como será o organograma funcional da equipe.


Para isso, busque profissionais competentes e que estejam alinhados com os objetivos que você tem para seu evento esportivo.


O importante é saber que é impossível organizar um grande evento sozinho!


Reunião com várias pessoas em uma sala

4. Patrocínios


Após a definição das estratégias, da equipe e do orçamento, é hora de buscar os patrocinadores!


Não adianta buscar desesperadamente qualquer patrocinador que não tenha qualquer vínculo com o seu evento, que não seja alinhado com seus objetivos, pois o objetivo não é esse.


Ao buscar um patrocinador, você procura alguém que acredita no seu evento e, da mesma forma que investe em você, ele busca retorno. Organize um plano para apresentar seu evento aos potenciais patrocinadores, coloque o porquê ele deve investir, como ele poderá ter retorno, qual o público esperado para seu evento, como é o perfil de público, etc. Mostre a ele as vantagens comerciais e que apoiar o seu evento será um grande investimento para ele.


Antes de sair à busca, faça uma lista de potenciais patrocinadores e do valor para cada tipo de patrocínio. É claro que há patrocinadores que disponibilizam verba maior para o evento e, por esse motivo, irão ganhar maior destaque. Mas deixe isso já documentado para que, no momento da negociação com o patrocinador, você consiga mediar a conversa e não apenas ser comandado pelo futuro parceiro.


A chave do patrocínio é: alinhamento de objetivos e parceria!


5. Fornecedores


Após traçar o planejamento do evento e entender como se dará cada etapa e o que é necessário para atender o seu público, você irá partir para a definição dos fornecedores dos itens necessários para que seu evento seja impecável.


O evento precisa de tendas de apoio? O evento fornecerá alimentação aos inscritos? As inscrições serão feitas de que forma? E quem fornecerá a premiação? O evento será gravado, fotografado? Quem fornecerá o uniforme da organização? Como será a sinalização no local? Como será a segurança do local?

Para todas essas perguntas, a resposta é se organizar e buscar os melhores fornecedores, que possuam experiência no seu mercado e que sejam capazes de atender o porte do seu evento sem causar transtornos. Você precisa ter em seus fornecedores verdadeiros parceiros, afinal de contas, grande parte do seu evento necessita deles.


Para isso, aposte na tecnologia. Existem aplicativos que te auxiliam nessa gestão de fornecedores e que se tornarão seus melhores amigos na hora de fazer essa avaliação de qual fornecedor é o melhor para a organização do seu evento. Crie um site, aplicativo ou aposte em plataformas específicas para realizar as inscrições do seu evento, dessa forma você terá tudo documentado, as chances de erro na inscrição, perda de dinheiro ou confusão diminuem drasticamente com a implantação da tecnologia.


6. Divulgação do evento


As pessoas só irão se interessar por algo que elas sabem que existe, isso é fato. E essa etapa do evento deve ser muito bem identificada e tratada no planejamento do seu evento. A partir da definição do seu público, você saberá quais são os melhores canais para divulgar seu evento. Seu público são jovens conectados que amam cross fit? Aposte no Instagram, por exemplo. Seu público são homens de meia idade que tem como hobby o motociclismo? Aposte no marketing direto. E por aí vai. A chave é entender onde está seu público.


Depois de entender onde ele está, é hora de trabalhar a mensagem que será divulgada. Pense na harmonia das cores, formas, frases, fontes e crie peças que prendam a atenção do seu público pela beleza e pela eficácia das mensagens.


Crie uma sequência lógica na sua divulgação. Comece divulgando que o evento acontecerá, crie o burburinho. Depois passe para a divulgação da data, dos preços e como serão as inscrições. Depois intensifique na reta final para atrair os últimos inscritos e, por fim, divulgue que o evento acontecerá na semana. Após o evento, divulgue mensagens de agradecimento aos participantes, fornecedores e patrocinadores e os resultados da sua pesquisa de satisfação.


Crie redes sociais para compartilhar o dia-a-dia da organização do evento e, para atrair ainda mais engajamento do seu público, compartilhe conteúdo relevante sobre seu esporte favorito, dicas para competição, para preparação ou apenas frases para motivar.


Pessoa mexendo em tablet com xícara de café ao lado

7. Pós-evento


Procure ouvir e aprender com os feedbacks dos participantes e entenda que a organização do evento não acaba quando ele termina. Soa contraditório, mas vou te explicar melhor aqui. É preciso manter os participantes engajados com a sua causa para garantir que eles queiram voltar e se tornem propagadores do seu evento para a próxima edição.


Pessoa apontando gráficos em um papel com notebook aberto e xícara de café ao lado

Para isso é necessário saber dos próprios participantes o que eles pensaram do evento, se gostaram ou não, se pretendem voltar, no que você poderia melhorar, o que deu certo e o que não. Nada melhor que uma pesquisa de satisfação para medir esses resultados e obter o feedback que precisa. Você pode, no momento da inscrição coletar e-mails ou celulares dos clientes e aplicar o questionário através de plataformas como o Google Forms.


Outra forma para trabalhar o pós-evento é através da premiação. Um atleta que recebe um belo prêmio por sua participação ou pela vitória sente-se honrado, cria vínculo com aquele evento, expõe seu prêmio a seus amigos e torna-se muito mais propenso a voltar após receber um prêmio com design diferenciado.


Premiação CBM com vários atletas levantando seus troféus

O Brasil é um dos países que mais apaixonados por esportes. O mais conhecido é futebol, ok. Mas vimos nascer em nossa terra muitos outros esportes que, por mais que não ganhem destaque na grande mídia, movimentam muitos apaixonados. Por sermos esportistas de natureza, é normal que o número de eventos esportivos que acontecem diariamente no país seja incalculável. Se destacar nesse meio pode ser complicado, mas seguindo esse passo-a-passo seu evento tem tudo para ser um sucesso e atrair a cada edição muito mais atletas fiéis à sua competição.

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