Como é trabalhar em eventos esportivos?

Todo evento, para acontecer, precisa de uma equipe trabalhando e fazendo tudo acontecer. O empenho e a qualificação dessa equipe é o que determinará o sucesso ou o fracasso do seu evento. Mas muito além disso, trabalhar com eventos permite que você, por exemplo, possa acompanhar seus esportes favoritos bem de perto e entender melhor como funcionam as competições e as etapas da organização.

Seja de forma voluntária ou remunerada, participar da equipe de um grande evento esportivo pode ser uma experiência única na sua vida. Além de desenvolver diversas habilidades, como trabalho em equipe e planejamento, você tem a oportunidade de conhecer os bastidores de grandes eventos.

Há países, como a Irlanda, que conseguiram aumentar significativamente o número de eventos realizados durante o ano graças a adesão dos voluntários às causas do evento. Isso não é incrível? Se você se identifica com um esporte ou está buscando experiência nessa área e contatos no meio, trabalhar de forma voluntária pode ser uma excelente opção.

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Para os organizadores, essa opção é mais fantástica ainda, pois possibilita que eles tenham uma equipe apaixonada pelo ideal do evento e irão reduzir os custos com contratação de pessoal. Mas o mais importante é que eles têm uma equipe engajada e empenhada em alcançar bons resultados.

Mas afinal de contas, como é estar dentro de uma equipe organizadora de eventos?

#01 Quais são as competências necessárias?

As tarefas organizadas por uma equipe de eventos são as mais variadas possíveis, mas o maior detalhe a saber é que tudo gira em torno de prazo. Você precisa estar sempre atento para cumprir as tarefas que lhe foram designadas dentro do tempo. E mais ainda, normalmente os prazos são apertados.

Além disso, as tarefas costumam ser interligadas, um setor dependendo do outro. Por exemplo, a instalação do som depende da estrutura do evento estar montada para conseguir fazer sua parte. Por isso, é extremamente importante aprender a se organizar para cumprir prazos e trabalhar em equipe.

A maior parte das etapas de organização do evento dependem de mais de uma pessoa para serem executadas e é aí que você precisa entender a importância do trabalho em equipe ou o trabalho não anda.

Outra característica imprescindível de quem trabalha com eventos é que seja uma pessoa responsável. É um acontecimento que vai reunir muitas pessoas em um mesmo local. Portanto, é preciso ter responsabilidade em tudo que for fazer. E esse detalhe não é válido só para quem estiver cuidando da estrutura e segurança do local.

O QUE NO PODE FALTAR NO SEU EVENTO ESPORTIVO OU CORPORATIVO

E aí entra mais uma qualidade que você precisa ter ao trabalhar com eventos: atenção. Cada detalhe dentro de um evento compõe o resultado final e é preciso ter total atenção em todas as tarefas que for desempenhar, pois um erro, por mais que seja mínimo, pode prejudicar todo andamento do evento e, pior ainda, sua confiança.

Comprometimento é mais uma das características que a pessoa que trabalha com eventos precisa ter. Em primeiro lugar, o evento que você está trabalhando se comprometeu a entregar determinadas experiências para o público, certo? E como isso será entregue se toda a equipe não se comprometer a entregar cada uma das suas tarefas?

E o mais importante, claro, é ser apaixonado pelo que está fazendo. Trabalhar com eventos é bastante cansativo. Enquanto outras pessoas estão descansando, por exemplo, você vai estar trabalhando e quanto mais perto estiver da data do evento, mais trabalho vai ter. Mas ser apaixonado pelo esporte que está trabalhando, por entregar experiências incríveis e pela sensação indescritível de ver que seu trabalho foi bem feito após o final do evento faz tudo isso valer a pena.

#02 Em que áreas posso trabalhar?

Para que um evento aconteça, é necessário ter uma grande equipe e vários setores diferentes entram em ação para que o evento possa acontecer. E para escolher onde você irá trabalhar, é preciso conhecer as suas habilidades e aptidões, pois cada uma delas exige competências diferentes de quem irá executar.

A equipe de divulgação do evento, em geral, é composta pelo marketing, que desenvolve as ações para divulgar o evento e faz o planejamento de toda campanha de divulgação. Existem também as pessoas que irão trabalhar para tornar público esse trabalho planejado pelo marketing, distribuindo panfletos, cartazes, monitorando redes sociais, atendendo o público, tirando dúvidas e comunicando todas as informações do evento, etc. Há ainda as pessoas que irão trabalhar para ornamentar o espaço do evento e pela comunicação visual do local, distribuindo da melhor forma visualmente e previamente planejado, após estudar o lugar onde será o evento, toda comunicação visual do evento, como logos, patrocinadores, stands, etc.

O QUE NO PODE FALTAR NO SEU EVENTO ESPORTIVO OU CORPORATIVO  3

Outra equipe que é indispensável para a organização de qualquer evento é a montagem da estrutura. Toda estrutura do evento, que receberá os participantes, depende desse pessoal, que deve montar palco, pódio, pistas/campos para a competição, stands das equipes e dos patrocinadores, estrutura para tornar o espaço acessível, etc.

E como esquecer da equipe de som? Eles que irão entreter os espectadores durante os intervalos da competição, que irão anunciar os vencedores no pódio, escolherão trilha sonora durante a premiação, as músicas que mais animam o público. Você pode ter um locutor, um DJ, técnicos, caso aconteça algum problema, em sua equipe.

A segurança é responsável por assegurar a vida de todos que estão presentes no evento. Por isso, um evento precisa ter uma ambulância e uma equipe bastante preparada para que o evento aconteça.

Os juízes, árbitros e comissão julgadora do evento serão responsáveis por avaliar o resultado dos atletas durante a competição e possíveis irregularidades. É a equipe que acompanha de perto tudo que acontece durante as provas, jogos, etc.

A equipe de apoio será responsável pelo auxílio aos atletas participantes do evento, cuidando de todos os detalhes pertinentes à competição e que podem afetar o desempenho dos atletas, estando presentes nos bastidores, no pré, pós e durante o evento, até mesmo dentro do local da competição.

E a equipe que permite que o evento aconteça? Claro, a captação de patrocínios. Como tornar um evento possível sem que a verba necessária para todos os aparatos necessários? Essa equipe é responsável por ir atrás de bons patrocinadores para o evento. Quanto melhores os patrocínios (o que significa maiores verbas, menor quantidade de marcas e marcas que se identifiquem com o propósito do seu evento), melhor será para o evento! A equipe de patrocínios precisa preparar uma boa apresentação para apresentar para os futuros parceiros, ir atrás de bons parceiros comerciais, etc.

patrocinio chave de sucesso

 

É claro que algumas dessas equipes podem ser terceirizadas e tudo vai depender do que o organizador do evento preferir, mas esses são alguns dos exemplos dos setores de organização de um evento esportivo.

#03 Como é o dia do evento?

O dia do evento é o dia em que você mais vai se cansar durante a organização de um evento e o dia em que mais vai correr para corrigir alguns imprevistos (que sempre surgem!) e para ajudar os colegas em outras funções.

É muito recompensante acompanhar o evento de perto, principalmente se você gosta daquele esporte que está sendo praticado ali, ver as pessoas comentando e falando bem do trabalho que você executou e vendo que tudo está indo muito bem.

Esse é o melhor momento para ver o quanto seu trabalho foi bem feito e coletar o feedback das pessoas que estão participando do evento e dos seus colegas de equipe.

Para esse dia, tenha um plano traçado para corrigir possíveis falhas e imprevistos, seu cronograma de ações durante o dia com todas as tarefas que precisam ser executadas. Isso vai te ajudar a se organizar e a diminuir a correria, que sempre acaba acontecendo.

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Ao final do evento, fale com atletas, espectadores e colegas de trabalho para saber, no geral, como foi a competição para todos eles. Ir atrás dessas opiniões fará com que você melhore para as próximas experiências e saiba onde errou e acertou.

... Resumindo

Aqui você conheceu as principais competências e principais áreas que você pode atuar ao trabalhar na organização de um evento esportivo. O mais importante é que você trabalhe em algo que gosta, para que possa desempenhar da melhor forma possível a sua função.

Já trabalha ou trabalhou com eventos alguma vez? Conta aqui pra gente como foi sua experiência!

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