A organização de um evento necessita de um cuidado especial para todos os detalhes. Qualquer esquecimento pode tornar o seu evento um fracasso ou qualquer detalhe a mais pode ser a chave para o sucesso.

É preciso ter atenção aos materiais necessários, aos procedimentos, à decoração, aos materiais de comunicação, a todos os cerimoniais, todos os participantes, entre outros itens primordiais para o acontecimento.

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Para te ajudar nessa tarefa, criamos um checklist com os itens que não podem faltar em seu evento. Dessa forma, fica bem mais fácil se organizar para não esquecer nada e fazer tudo dentro do prazo.

Vamos lá?

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  1. O local deve ser a primeira e mais importante escolha do organizador. Busque avaliar dentre as possibilidades, a que mais se encaixa às atividades que irão ocorrer no decorrer do evento e ao público que você espera receber.
  2. Fornecedores: Veja quem irá fornecer cada material necessário para o acontecimento do evento e marque em uma planilha o contato, e-mail e telefone e verifique o orçamento que será necessário para o acontecimento do evento.
  3. Patrocinadores: Liste os principais contatos que podem apoiar o seu evento. Faça um material exclusivo para esses contatos entenderem a importância do seu evento e como apoiá-lo poderá se tornar uma boa divulgação para eles.
  4. Materiais de divulgação do evento: Adesivos, panfletos, banners, faixas, cartazes, mídias sociais, blogs, entrevistas em rádio... Enfim, todo aparato necessário para tornar seu evento público. Não se esqueça de caprichar na comunicação visual e na criação da identidade do evento. Tenha seu plano de marketing em mãos nessa hora.
  5. Materiais para identificação do pessoal: uniformes e crachás para identificar a equipe que trabalhará no evento. Além de cuidar também de identificar os inscritos no evento, caso se trate de workshops, palestras ou eventos esportivos ou dos convites, caso seja um cerimonial.
  6. Materiais de premiação, homenagem ou participação no evento: Os eventos esportivos ou solenes necessitam de materiais para prestigiar os vencedores ou pessoas que merecem, por algum motivo, receber uma homenagem. Por isso, não se esqueça da produção dos troféus, medalhas, placas de homenagem e outros itens de premiação. Quando participamos de um evento, gostamos de receber algo que nos certifique de nossa participação. Por isso, entregue também certificados, placas, medalhas de participação, etc.
  7. Brindes ou materiais de apoio: Para tornar seu evento ainda mais notável, não se esqueça de confeccionar brindes para os participantes e materiais que possam apoiá-lo na participação no evento, como blocos de notas, canetas, pastas, squeezes, bonés, camisetas, canecas, chaveiros, materiais em MDF com nome da pessoa ou do evento, etc. Distribua também, no momento do evento, o cronograma com os horários de cada atividade.
  8. Sinalização no local do evento: Não esqueça identificar onde vai ser o local do evento, com adesivos de piso, banners indicando salas ou endereço do local, adesivos em parede, faixas, setas, placas, pessoal da equipe indicando.
  9. Ornamentação do local: Cuide de todos os itens necessários para que o evento possa acontecer. Garrafas de água, iluminação, mesas, cadeiras, itens de segurança, kit de primeiros socorros. Avalie a necessidade de ter Wi-fi no local ou carregadores de celular, se for o caso.
  10. Prazos: Tenha uma planilha com todos os prazos organizados, para a realização de cada etapa antes, durante e após o evento, para não diminuir as chances de imprevistos durante o evento.
  11. Pagamentos: Organize as datas dos pagamentos de toda a organização necessária para acontecimento do evento. Tente negociar o recebimento dos patrocinadores para o mais cedo possível e o pagamento com os fornecedores para o maior prazo possível. Dessa forma, você conseguirá organizar os pagamentos e saber o quanto tem disponível em caixa para a realização do evento.
  12. Pós-evento: Busque um feedback dos participantes do evento através de pesquisas, para medir o sucesso da sua produção. Pesquise sobre as instalações, os brindes, os materiais, as atividades, horário, etc. Pesquise também com os patrocinadores sobre a satisfação com a colaboração com o evento e entregue a eles um material sobre o público participante do evento, quem foram os destaques, como foi o decorrer do evento, tudo que possa valorizar a imagem do que foi feito diante dos olhos de quem lhe ajudou esperando receber algo em troca, como divulgação da marca, por exemplo.
  13. Divulgação final: Divulgue os resultados do evento, quem foram os homenageados ou vencedores, quais são os destaques, fotos, vídeos e depoimentos de participantes. Mostre ao público o quanto foi um sucesso o seu evento e já o deixe ansioso para a próxima edição. Produza materiais de divulgação, publique nas redes sociais e no website do evento, agradeça ao público participante.

Agora que você já sabe o que fazer, hora de tirar o evento do papel e coloca-lo em prática e conte com a Uniart para fazer parte deste grande momento!


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